Les critères à prendre en compte pour l'achat d'un photocopieur, d'une imprimante ou d'une solution d'impression sont multiples : fonctions, couleur ou monochrome, format, vitesse, etc. Une fois vos besoins déterminés, vous pourrez vous penchez sur le financement de votre solution d'impression.
Imprimante, photocopieur ou copieur multifonction ?
Aujourd'hui, en entreprise, la grande majorité des photocopieurs sont connectés au réseau informatique et permettent également d'imprimer, de numériser en réseau, d'envoyer des mails, voire d'envoyer et de recevoir des télécopies.
La possibilité de bénéficier d'un contrat de maintenance, avec fournitures incluses des consommables, est un argument qui a favorisé le développement des copieurs multifonctions.
Néanmoins, il reste toujours intéressant d'utiliser des imprimantes en complément des multifonctions pour autonomiser les groupes de travail ou couvrir des besoins spécifiques : imprimante couleur A3 pour un service marketing, imprimante noir et blanc très rapide pour les services comptables, etc.
Couleur ou noir & blanc ?
Si vous avez des besoins d'impression en couleur très ponctuels (moins de 150 pages par mois), une imprimante laser couleur entrée de gamme en appoint de votre copieur principal noir et blanc peut être la solution. Néanmoins, les tarifs des multifonctions couleur étant aujourd'hui équivalents à ceux des multifonctions noir et blanc, l'acquisition d'un MFP couleur devient presque une évidence.
De plus, si vous souhaitez bénéficier de la possibilité de numériser ou de copier des documents en couleur, de pouvoir imprimer en couleur en grand format (A3), alors un photocopieur multifonctions couleur est ce qu'il vous faut.
A4 ou A3 ?
Le format A3 représente en moyenne dans les entreprises moins de 5% des volumes imprimés. Si vous utilisez très peu le grand format, un appareil gérant uniquement le format A4 peut parfaitement vous suffire. Il existe aujourd'hui des multifonctions A4 qui proposent l'ensemble des fonctionnalités autrefois réservées aux photocopieurs A3 haut de gamme : écran tactile, fonctionnalités de numérisation avancées (scan vers email, scan réseau), et même options de finition (agrafage automatique, perforation).
Quelle vitesse choisir ?
Une fois vos choix couleur / monochrome déterminés, ainsi que le format géré par votre appareil, vous pouvez définir la gamme du multifonction la plus adaptée à vos besoins. Celle-ci sera en grande partie déterminée par la vitesse d'impression, qui correspond au nombre de pages A4 que peut sortir la machine en une minute.
À vitesses identiques, une machine couleur accepte généralement des volumes plus importants qu'une machine noir et blanc. De même, une machine A3 accepte également des volumes plus importants qu'une machine A4.
Pour un volume mensuel moyen inférieur à 3 000 pages en noir et blanc, une machine dont la vitesse est inférieure à 20 pages par minute peut suffire.
Référentiel machine N&B
| Volume mensuel total |
Vitesse de la machine |
| < 3000 pages |
Jusqu'à 20 ppm |
| entre 3000 et 8000 pages |
entre 20 ppm et 30 ppm |
| entre 8000 et 15000 pages |
entre 30 et 45 ppm |
| entre 15000 et 50000 pages |
entre 45 et 70 ppm |
Ces fourchettes ne sont données qu'à titre indicatif et doivent être révisées notamment s'il existe des pics d'impression en cours d'année. De même, elles peuvent changer en fonction des fabricants.
Référentiel machine couleur
| Volume mensuel total |
Vitesse de la machine |
| < 3000 pages |
Jusqu'à 20 ppm |
| entre 3000 et 10000 pages |
entre 20 ppm et 30 ppm |
| entre 10000 et 25000 pages |
entre 30 et 45 ppm |
| entre 25000 et 60000 pages |
entre 45 et 70 ppm |
Ces fourchettes ne sont données qu'à titre indicatif et doivent être révisées notamment s'il existe des pics d'impression en cours d'année. De même, elles peuvent changer en fonction des fabricants.
Options d'alimentation papier
Si vous utilisez de nombreux supports différents (papier blanc, papier en-tête, papier de suite de lettre, etc.) une machine disposant d'au moins quatre ou cinq sources d'alimentation papier sera indispensable.
L'autre critère de choix concerne l'autonomie totale des magasins. Attention, certaines machines proposent sur un ou plusieurs de leurs bacs papier des autonomies inférieures à 500 feuilles, ce qui suppose que l'on doive diviser en deux la ramette de papier avant de la charger dans la machine : pas très pratique.
Options de finition
Les options de finition généralement disponibles sur un copieur multifonction bureautique incluent l'agrafage automatique, la perforation, la création automatique de cahiers pliés et agrafés au centre (pliage piqûre à cheval). Voir les définitions dans le glossaire.
Au-delà des options de finition, il est important de prendre en compte également l'autonomie de sortie afin de pouvoir produire des documents en grande quantité sans être obligé de « vider » la machine trop régulièrement.
Un autre critère qui peut rentrer en jeu est celui du nombre de bacs de sortie, utile par exemple pour différencier les copies des impressions, autonomiser les groupes de travail (le service administratif, le service commercial, etc) et éviter le mélange des documents.
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